Modere os bens temporais com responsabilidade.
Conforme a IN (Instrução Normativa) nº. 205/88, inventário físico é o instrumento de controle para a verificação dos equipamentos e materiais permanentes, em uso no órgão ou entidade que irá permitir, dentre outros:
a) O ajuste de dados escriturais de saldos e movimentações dos bens com saldo físico real das instalações, bens móveis e imóveis.
b) Fazer análise do desempenho das atividades do encarregado no controle por meio dos resultados obtidos no levantamento físico;
c) Levantamento da situação dos equipamentos e materiais permanentes em uso e das suas necessidades de reparos e manutenção;
d) A constatação de que o bem móvel não é necessário naquela unidade, ou antes da aquisição verificar a necessidade ou não.
“O inventário consiste no levantamento de todos os bens do órgão em determinada data, com o detalhamento dos materiais e dos bens e a indicação das quantidades e valores de cada item” (Fortes, 2001).
A função controle patrimonial engloba as atividades de controle, utilização guarda e conservação dos bens permanentes da instituição, tanto como os bens móveis quanto aos imóveis.
O inventário físico é a ferramenta de controle que permite identificar a correção das operações que vem sendo realizadas na unidade por meio da verificação física do acervo patrimonial existente.
CONTROLE PATRIMONIAL
A importância do controle patrimonial nas instituições, tanto públicas quanto privadas, com ou sem finalidade lucrativa, diz respeito principalmente à pequena ou a grande imobilização decorrente da aquisição e a locação em suas unidades.
O Controle patrimonial é composto das atividades de tombamento, baixa, transferência e movimentação de acervo. Esse controle prevê também o emplaquetamento dos bens móveis, bem como revisão dos registros contábeis relativos ao acerto patrimonial por meio da execução do inventário, que representa uma comparação dos registros com o levantamento físico em cada unidade.
TIPO DE INVENTÁRIO FÍSICO
1. Anual: destinado a comprovar a quantidade e o valor do acervo patrimonial de cada unidade gestora existente em 31/12 de cada exercício, constituído do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício;
2. Inicial: realizado quando da criação de uma unidade gestora para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade.
3. de transferência de responsabilidade: realizado quando da mudança do dirigente de uma unidade gestora;
4. De extinção ou transformação: realizado quando da extinção ou da transformação da unidade gestora;
5. Eventual: realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa superior.
O inventário que é realizado em 31/12 de cada ano é denominado ANUAL, e seu objetivo é comprovar a quantidade dos bens patrimoniais do acervo de cada paróquia, instituto religioso ou outros órgãos sob a responsabilidade das dioceses, paróquias, ele é obrigatório e deve representar as informações relativas aos exercícios.
7 orientações fundamentais:
1. Tenha uma visão real da situação dos bens existentes sob a responsabilidade do gestor paroquial ou diocesano;
2. Identifique os bens não inventariados e tomar as providências necessárias;
3. Identifique os bens ociosos e disponibilize-os em outros setores sob a sua responsabilidade;
4. Identifique os bens inservíveis tomando as devidas providências para seu desfazimento;
5. Mantenha atualizadas as informações cadastrais dos bens, quando da sua inversabilidade e existências;
6. Identifique os bens particulares presentes na paróquia, dioceses ou mesmo em institutos religiosos ou outras casas de responsabilidade do pároco ou gestor administrativo;
7. Atualize os terrenos com as suas devidas averbações e regularizações das construções realizadas para que sejam atualizados todos os dados com a contabilidade diocesana.
“É obrigação de todos os que tenham sido confiados materiais para guarda ou uso, zelar pela sua boa conservação e diligenciar no sentido da recuperação daquele que se avariar”.
MATERIAL PERMANENTE
De acordo com o dicionário, Patrimônio é “o conjunto de bens e direitos e obrigações economicamente apreciáveis, pertencentes a uma pessoa ou empresa” (Dicionário Houaiss da Língua Portuguesa, p. 2151). Patrimônio deve ser entendido como sendo um conjunto de bens móveis, também denominados, materiais permanentes, portanto já a Lei 4320, art. 15, § 2º de 17/03/64, define como material permanente aquele com duração superior a dois anos, já o art. 3º da Portaria nº. 448 de 13/09/02, define a adoção de cinco condições excludentes para a identificação do material permanente àquele que se enquadrar em um ou mais itens dos que seguem:
I. Durabilidade: quando o material em uso normal perde ou tem reduzida a suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos;
II. Fragilidade: material cuja estrutura esteja sujeita a modificação, por ser quebradiço ou deformável, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade.
III. Perecibilidade: material sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou que se deteriora ou perde sua característica normal de uso;
IV. Incorporabilidade: quando destinado à incorporação a outro bem, não podendo ser retirado sem prejuízo das características do principal;
V. Transformabilidade: quando adquirido para fins de transformação.
Verificadas as condições citadas, devem ser analisadas, por fim, mais dois parâmetros que complementam a definição final da classificação;
a) A relação custo de aquisição/custo de controle do material, verificar anualmente o limite do valor para imobilização junto a RFB (Receita Federal do Brasil), site www.receita.fazenda.gov.br;
b) Se o bem está sendo adquirido especificamente para compor o acervo patrimonial da instituição. Nestas circunstâncias, este material deve ser classificado sempre como um bem permanente.
Por Dorival Venciguera
Contador, Pós-Graduado em Controladoria e Gestão Empresarial, Auditor e Perito Judicial e um dos Maiores Especialistas sobre Contabilidade do Terceiro Setor. Oferece conteúdos gratuitos que têm ajudado milhares de pessoas e entidades no Brasil.
